Pour ce premier article sur la mise en pratique de la Méthode 5S, nous allons nous attarder sur le rangement des tiroirs. L'optimisation de ce rangement permettra en effet :
- De diminuer les pertes de temps
- De diminuer les erreurs de dispensation
Analyse de la situation de départ
Prenons le cas d'une pharmacie d'officine où les emplacements des tiroirs sont matérialisés par des séparateurs classiques en plastique transparent avec un emplacement latéral pour les cartes Fahrenberger (celles qu'on utilise maintenant comme Kanban !). Vous reconnaissez votre officine ?Le problème de ces cartes, celles qui définissent à quel médicament appartient l'espace, c'est quelles sont latérales justement et quelles ne sont visuellement disponible que sur un seul côté du tiroir. Pire encore, elles ne sont pas du tout visuelles ! Quoi de plus proche qu'un Levothyrox 100mg qu'un Levothyrox 125mg lorsque les emplacements sont vides 😉.
Deuxième problématique, les emplacements vides... Depuis combien de temps n'avez-vous pas revu les rangements, n'avez vous pas fait le tri entre les références qui ont été supprimées, celles dont vos volumes ont baissés et dont l'espace alloué est devenu beaucoup trop important !
C'est vrai que de temps en temps je retrouve des boîtes d'un dosage dans l'emplacement d'un autre, qu'il m'arrive de retrouver des emplacements vides parce que les volumes ont baissés... Mais tu te rends compte du nombre de référence... Ça va être compliqué et long de revoir tout ça !
C'est sûr ! Mais souvenez vous du S central de la Méthode 5S, Shitsuke : être rigoureux. Ce travail devra être pérenne sur le long terme. Votre 5S peut prendre du temps dans la réalisation des 4 premières étapes mais la 5ème devra garantir de rester dans une situation optimale 👌.
Mise en pratique des 5S
Si vous avez continué à lire c'est que vous êtes convaincus ?! Voyons ensemble comment les 5 étapes de la méthode peuvent être réalisées dans le cas présent (à adapter à votre pharmacie d'officine en fonction de vos rangements et problématiques bien entendu !)
Ranger, supprimer l'inutile
Vous vous souvenez : Est-ce que je me suis servi de cet objet pendant :
- les 6 derniers mois ? Si non je le jette !
- le mois dernier ? Je remise l'objet à l'écart, en réserve.
- la semaine dernière ? L'objet est placé dans un tiroir ou sur une étagère à proximité du poste de travail.
- les jours derniers ? L'objet reste sur le poste de travail.
STOOOOP, je ne vais pas jeter des boîtes ! Je gagne ma vie comment moi ?!
Bien entendu on va adapter la question à notre situation... Elle pourrait alors être de la forme :
Est-ce que j'ai vendu ce médicament :
- les 6 derniers mois ? Si non je supprime l'emplacement des tiroirs !
- le mois dernier ou plus récemment ? Je conserve l'emplacement.
Facile ! Il suffit d'éditer la liste des rotations de produits depuis le logiciel de gestion de l'officine et le tour est joué.
Ordonner, situer les choses
Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ! On va rendre évident, lors de cette étape, l'emplacement de chaque médicament. Plus évident qu'avec les cartes Fahrenberger, une solution à 360°. Par exemple je vous propose de réaliser des étiquettes avec le logo du médicament que vous fixerez au fond de chaque emplacement. Les avantages de cette solution :
- visible des deux côtés du tiroir
- facilité de trouver l'emplacement d'un médicament même lorsque celui-ci est vide
- mise en évidence rapide du mauvais rangement d'une boîte
Dépoussiérer, nettoyer
Dans cette étape il faudra nettoyer les tiroirs (depuis combien de temps vous ne l'avez pas fait ?! 😇) et corriger les anomalies découvertes comme une réglette de séparation cassée ou non standardisée (sans logement pour les cartes Kanban par exemple...)
Rendre évident, standardiser les règles
On prend une photo de nos tiroirs bien rangés et on l'affiche à proximité... Cette photo permettra de rappeler l'état de rangement à maintenir.
Être rigoureux, suivre et progresser
L'étape la plus importante ! Pour impliquer vos équipes vous pouvez rédiger une procédure d'intégration de nouveaux médicaments dans les tiroirs, de suppression, ou de réduction de l'espace alloué. Afin de faire accepter la procédure à l'ensemble de l'équipe il est important que l'ensemble du personnel puisse prendre part à sa rédaction et signe la procédure une fois qu'un consensus est trouvé.
N'hésitez pas à commenter cet article si vous avez lancé et mené à bien un projet 5S dans votre pharmacie d'officine ou si vous prévoyez d'en commencer un !
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