Méthode 5S : description de la méthode

A chaque fois qu'un sujet traitera de l'organisation, du rangement de l'espace de travail en officine il sera affilié à la méthodologie 5S du Lean.

La méthode 5S est un outil du Lean ayant pour objectif l'amélioration continue des tâches effectuées. Elle tire son acronyme de la première lettre de chacune des cinq opérations de la méthode (en Japonais bien entendu !). Un acronyme français existe également et bien plus facile à retenir : O.R.D.R.E :

• Ordonner : situer les choses (Seiton)
• Ranger : supprimer l'inutile (Seiri)
• Dépoussiérer : nettoyer (Seiso)
• Rendre évident : standardiser les règles (Seiketsu)
• Etre rigoureux : suivre et progresser (Shitsuke)

Les objectifs de cette démarche sont multiples :

• Amélioration des conditions de travail (c'est plus sympa de travailler dans un endroit propre et rangé !)
• Réduction des pertes de temps et d'énergie (muda) liées aux recherches
• Amélioration de la qualité, moins d'erreur
• Amélioration de la gestion de l'officine

Déroulement d'une étude 5S

Ranger

La première étape consiste à ranger ! Et nos officines sont bien souvent de véritables musées de vieilleries (merci les laboratoires pour tous vos stylos, blocs notes, règles, cahiers, prospectus...). L'objectif est donc de supprimer toute chose qui n'a pas sa place dans l'espace de travail.

Oui mais attend je ne vais pas jeter ça ! On ne se sait jamais ça peut me servir un jour !

La phrase typique ! En fait on peut utiliser une règle bien plus objective pour traiter chaque chose durant cette étape. Il faut alors se poser les questions suivantes :

Est-ce que je me suis servi de cet objet pendant :

• les 6 derniers mois ? Si non je le jette !
• le mois dernier ? Je remise l'objet à l'écart, en réserve.
• la semaine dernière ? L'objet est placé dans un tiroir ou sur une étagère à proximité du poste de travail.
• les jours derniers ? L'objet reste sur le poste de travail.

Donc le stylo seringue, on le jette 😁 !

Ordonner

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ! C'est la phrase décrivant à la perfection cette étape. Il faut donc insister sur :

• définir des règles de rangement rationnelle (ex : proximité des objets à usage fréquent...)
• rendre évident l'emplacement des objets (ex : dessiner l'emplacement des objets...)
• classer les objets par ordre d'utilisation (ex : lecteur carte vital, zone ordonnance...)
• standardiser les postes (ex : chaque comptoir est identique avec les mêmes objets à disposition...)

Dépoussiérer

Une fois que le poste est rangé et ordonné il devient plus facile de le nettoyer ! Par nettoyage on entend également la découverte d'anomalies (un bureau abîmé...) qu'il faudra remplacer et corriger la cause de l'anomalie afin d'améliorer le poste de travail et d'éviter la récurrence.

Rendre évident

La méthode 5S n'est pas une méthode one-shot. L'étape de standardisation rappel que les trois étapes précédentes doivent être maintenues tous les jours et que c'est le travail de l'ensemble de l'équipe de pérenniser les états rangés, ordonnés et dépoussiérés.

Une photographie de l'état standard défini peut être réalisée et placée à proximité de l'espace de travail afin de constater rapidement toute dérive.

Être rigoureux

La dernière étape et l'étape la plus importante de la méthodologie 5S. Elle a pour but d'impliquer et de responsabiliser l'ensemble de l'équipe dans le maintien de l'O.R.D.R.E. L'implication des équipes peut passer par la création et rédaction des règles, procédures et documents de contrôle conjointement avec vos équipes !

Et bien entendu la méthode 5S est une méthode d'amélioration continue, donc le standard défini peut (et doit !) évoluer...