Un Kanban (terme japonais signifiant « enseigne, panneau ») est une simple fiche cartonnée que l'on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d'assemblage ou une zone de stockage. Le principe est simple, sur cette carte il est inscrit (au minimum...) :
Lorsque le stock minimal du produit concerné est atteint, l'opérateur envoi la carte vers le magasin amont qui réapprovisionne la chaîne aval selon la quantité à réapprovisionner spécifiée.
Il existe effectivement des logiciels permettant de réaliser ce travail. Féru d'informatique, j'accorde cependant aux méthodes tactiles et visuelles une place très importante puisqu'elles permettent une gestion plus concrète des actes (on verra dans l'article sur le management visuel qu'un simple post-it est extrêmement puissant face à un logiciel de gestion). Et surtout, ces cartes sont au bon endroit au bon moment. Il n'est pas nécessaire de se déplacer vers un ordinateur pour vérifier l'état des stocks (muda de déplacements et de mouvements).
Donc, les Kanban sont des petites cartes qui vont aider la logistique, la gestion des stocks et des remplissages des emplacements tiroirs de votre pharmacie d'officine.
Et finalement c'est leur rendre honneur ! Avant elles étaient un formidable outil de gestion des commandes fournisseurs. Donc leur accorder une nouvelle vie dans la gestion des stocks de l'officine est quand même un juste retour des choses.
On va légèrement modifier son architecture pour faire apparaître les informations utiles :
Ici j'ai ajouté aux informations indispensables des informations complémentaires pouvant être utiles... A vous d'architecturer vos cartes selon vos envies ! Deux couleurs d'étiquettes sont éditées, une figurant les produits ou il existe du stock, la seconde pour les autres.
Il suffit ensuite d'imprimer les étiquettes, les plastifier (ou demander à un imprimeur pour une meilleur qualité) et les placer dans les emplacements des réglettes de séparation accueillant les vieilles cartes Fahrenberger ! (Un bon sujet pour un stagiaire non ? 😇)
Le schéma du début de l'article devrait être plus parlant après ces explications :
Utilisée dans des hôpitaux pour la gestion des stocks et des réserves de médicaments (avec différentes approches), cette méthode à fait également ses preuves pour cette utilisation :
http://www.directhopital.com/le-plein-vide-une-gestion-des-stocks-qui-evite-le-trop-plein-NS_1167.html
http://docnum.univ-lorraine.fr/public/BUPHA_T_2013_DESCHAMPS_ARNAUD.pdf
- le nom du produit
- un stock minimal déclenchant une production ou un réapprovisionnement des stocks (c'est ce dernier exemple qui va nous intéresser aujourd'hui)
- la quantité à réapprovisionner
Lorsque le stock minimal du produit concerné est atteint, l'opérateur envoi la carte vers le magasin amont qui réapprovisionne la chaîne aval selon la quantité à réapprovisionner spécifiée.
Je suis sûr qu'avec un schéma ça sera plus facile à comprendre (c'est une animation en plus !) :
Pour le moment c'est abstrait et je vous vois venir...
Et dans une officine ? On en fait quoi de ce Kanban ?
Les Kanban en officine ? Mais pour quoi faire ?
La méthode Kanban est faite pour vous si vous connaissez ces situations :- Emplacement du tiroir vide lors de la préparation d'une ordonnance alors qu'il existe un stock en réserve
- Gestion du réapprovisionnement des emplacements tiroirs nécessitant de vérifier visuellement et directement chaque emplacement (pour trouver les vides !)
Dans ce billet je vais décrire un exemple particulier mais globalement dès que vous avez un stock qui dépend d'un autre stock vous pouvez mettre en place un système de Kanban !
Comment le mettre en place ?
La méthode des Kanban est relativement simple à mettre en œuvre. Elle permettra, dans notre exemple, d'avoir une gestion visuelle, tiroir fermé, de la nécessité de faire le plein d'un espace de rangement.Attend si je comprends bien je vais gérer mes stocks avec des cartes en papier ? C'est un peu nul ton truc mon logiciel de gestion le fait déjà !
Il existe effectivement des logiciels permettant de réaliser ce travail. Féru d'informatique, j'accorde cependant aux méthodes tactiles et visuelles une place très importante puisqu'elles permettent une gestion plus concrète des actes (on verra dans l'article sur le management visuel qu'un simple post-it est extrêmement puissant face à un logiciel de gestion). Et surtout, ces cartes sont au bon endroit au bon moment. Il n'est pas nécessaire de se déplacer vers un ordinateur pour vérifier l'état des stocks (muda de déplacements et de mouvements).
Donc, les Kanban sont des petites cartes qui vont aider la logistique, la gestion des stocks et des remplissages des emplacements tiroirs de votre pharmacie d'officine.
Concrètement ?
La première étape consiste à créer les cartes, le format et l'emplacement sera celui des cartes percées qui ont servi à la gestion des stocks par des appareils ancestraux ! Les cartes Fahrenberger !Et finalement c'est leur rendre honneur ! Avant elles étaient un formidable outil de gestion des commandes fournisseurs. Donc leur accorder une nouvelle vie dans la gestion des stocks de l'officine est quand même un juste retour des choses.
On va légèrement modifier son architecture pour faire apparaître les informations utiles :
Ici j'ai ajouté aux informations indispensables des informations complémentaires pouvant être utiles... A vous d'architecturer vos cartes selon vos envies ! Deux couleurs d'étiquettes sont éditées, une figurant les produits ou il existe du stock, la seconde pour les autres.
Il suffit ensuite d'imprimer les étiquettes, les plastifier (ou demander à un imprimeur pour une meilleur qualité) et les placer dans les emplacements des réglettes de séparation accueillant les vieilles cartes Fahrenberger ! (Un bon sujet pour un stagiaire non ? 😇)
Et après...
A chaque fois que le volume de remplissage de l'emplacement atteint la valeur de stock minimum définie, la carte est sortie de son emplacement et placée dans une boîte prévue à cet effet. A intervalle régulier, une personne récupère les cartes et procède au remplissage des emplacements désignés. Bien entendu il est préférable d'étudier le stock minimal en fonction de la planification des réapprovisionnements ! Si le réapprovisionnement est prévu 2 fois par jour, le stock minimal doit être suffisant pour permettre de servir les patients pendant une demi-journée.Le schéma du début de l'article devrait être plus parlant après ces explications :
Remarques
C'est une méthode que j'ai testée dans une officine et qui fonctionne si vous êtes confrontés aux problématiques présentées en introduction.Utilisée dans des hôpitaux pour la gestion des stocks et des réserves de médicaments (avec différentes approches), cette méthode à fait également ses preuves pour cette utilisation :
http://www.directhopital.com/le-plein-vide-une-gestion-des-stocks-qui-evite-le-trop-plein-NS_1167.html
http://docnum.univ-lorraine.fr/public/BUPHA_T_2013_DESCHAMPS_ARNAUD.pdf